Persidangan Permata GBKP

PERMATA (Persadan Man Anak Gerejanta) merupakan sebuah organisasi pemuda/i Kristen yang berdiri di bawah naungan GBKP. Dari segi organisasi, PERMATA merupakan salah satu organisasi kepemudaan Kristen terbaik karena memiliki aturan-aturan yang jelas dan itu tertuang P3RT. Hal tersebut juga dapat kita lihat dari persidangan-persidangan yang diadakan oleh PERMATA. 
Kali ini saya akan menguraikan mengenai tata cara persidangan yang dipakai oleh PERMATA GBKP. 

DASAR PERSIDANGAN

Defenisi Persidangan

Persidangan adalah adalah suatu pertemuan formil antara bebarapa orang guna membicarakan sesuatu permasalahan untuk melahirkan keputusan. Dalam pengertian lain  Persidangan merupakan salah satu sarana musyawarah dalam rangka pengambilan keputusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang baik. Jadi Pesidangan dapat disimpulkan  bahwa sidang merupakan pertemuan formal yang dilakukan untuk mengambil suatu keputusan dengan aturan-aturan yang jelas.

Jenis-Jenis Sidang

Sidang

Merupakan pertemuan formal untuk menghasilkan sutau putusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas. Sidang dilakukan dalam sebuah rungan, yang dipimpin oleh pimpinan sidang yang disebut dengan presidium.

Musyawarah

Pertemuan formal yang didalam pelaksanaanya mencakup didalamnya  rapat, sidang dan diskusi.

Diksusi

Pertemuan dua orang atau lebih membicarakan sesuatu. Bisa dilakukan dimana saja.

Rapat

Pertemuan formal membicarakan rencana-rencana yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau sesuatu hal yang akan dikerjakana bersama-sama kedepanya. Dipimpin oleh pimpinan rapat, bisa dilakukan dalam ruangan atau lapangan terbuka.

Klarifikasi Persidangan

• Sidang paripurna adalah sidang yang dihadiri seluruh komponen peserta sidang.
• Sidang Komisi Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
• Sidang Pleno Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang jenis ini.
• Sidang istimewa adalah sidang yang membahas hal-hal yang krusial atau mendesak dalam organisasi.

Persiapan Dalam Persidangan

1. Agenda
2. Kertas kerja
3. Tatib
4. Peserta sidang

Alat Dalam Persidangan

• Palu Merupakan suatu alat yang penting dalam melaksanakan sebuah persidangan. Palu berfungsi sebagai pengontrol utama sebuah sidang.
• Papan tulis
• Proyektor jika dibutuhkan
• Pengeras suara

Tempat Bersidang

Syarat-syarat :

• Harus bersih
• Aman
• Tersedianya mck

Unsur-Unsur Dalam Persidangan

Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Seorang pimpinan rapat atau presidium sidang harus mempunyai sikap sebagai berikut :

• Aktif serta mampu memberikan bimbingan yang tegas.
• Diterima oleh peserta sebagai pimpinan sidang
• Bisa berbicara dengan jelas dan terarah serta tegas dan keras
• Mempunyai keterampilan yang tinggi dalam memimpin rapat atau sidang.
• Sikap dan penampilan yang cerah.
• Pandangan mata yang merata pada semua peserta.
• Memperhatikan nada dan kalimat dari pembicara.
• Tidak terlalu tegang dan terlalu serius.
• Tidak memancing perdebatan tapi harus bisa menyimpulkan suatu masalah jika terjadi perdebatan

Tugas seorang pimpinan sidang adalah :

• Mengarahkan jalannya sidang.
• Sebagai penengah pertengkaran jika terjadi.
• Sebagai pencari alternatif jika pembicaraan mengalami kebuntuan.
• Sebagai pemberi semangat jika peserta lesu.
• Sebagai penyimpul akhir dari keputusan sidang.

Syarat-syarat pimpinan sidang :

• Mempunyai jiwa kepemimpinan.
• Berpengetahuan luas.
• Mengetahui tata cara sidang.
• Berpengalaman.
• Bijaksana.
• Bertanggung jawab
• Penyabar.bersikap adil.
• Disiplin.
• Simpatik dan menarik.

Peserta Sidang

Peserta Sidang Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib. Harus ikut berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang dibicarakan serta ikut serta dalam menyumbangkan buah fikiran yang positif dan bermanfaat.

Cara memberikan pendapat atau argumentasi yang baik :

• Amati masalah yang akan dibahas.
• Susun pertanyaan atau argumentasi atas masalah yang ada.
• Kemukakan alas an yang logis dan dapat diterima peserta lain.
• Hati-hati dalam merangkum pendapat.
• Tidak berbelit-belit.
• Tenang dan tidak emosi.
• Sabar menunggu giliran berbicara.
• Suara jelas dan terarah.

Notulen

Notulensi, Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan

Istilah dalam persidangan

• Skorsing. Menghentikan karena ada sesuatu yang perlu.
• Lobby. Suatu cara untuk mempengaruhi lawan ataupun kawan dalam mengambil keputusan atau menyepakati suatu masalah/persoalan guna mencapai hasil yang diinginkan. Lobby terbagi dua,yaitu : Lobby dalam persidangan dan Lobby diluar persidangan.
• Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang.
• PK (Peninjauan Kembali) : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan
• Mohon bicara : meminta izin untuk memberikan pendapat.
• Interupsi : Memotong pembicaraan/menyela pembicaraandikarenakan ada hal-hal yang sangat penting untuk diungkapkan. Macam-macam interupsi: Point of clarification: interupsi untuk menjernihkan / meluruskan permasalahan atau isi pembahasan. Point of view : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran; Point of order : memotong pembicaraan orang lain karena telah melenceng; Point of solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.; Point of information : interupsi untuk memberikan informasi/ kebenaran yang dianggap perlu,yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan dan Point of privilege (rehabilitation) : Memotong pembicaraan orang lain ketika ia telah menyinggung martabat orang lain.
• Quorum Adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

Tata tertib penggunaan palu sidang.

Satu kali untuk :

• Mengukuhkan kesepakatan

Dua kali untuk :

• Skors (Schorse)
• Mencabut skors (Schorse) kembali.

Tiga kali untuk :

• Membuka dan menutup sidang secara resmi.

Berkali-kali:

Untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.

Defenisi Persidangan digambarkan melalui bagan berikut :

Pertemuan Formil Antara		Membicarakan Suatu Permasalahan		Melahirkan Keputusan		Persidangan
Beberapa Orang		(Pembahasan/Pembuatan Program Baru/		(Pengesahan LPJ/Program Baru/		(MUPEL/SPLPP, MPPK/SPLPK,
(PERMATA)		Pemilihan Pengurus Permata)		Pengurus Permata Terpilih)		Rapat Anggota/RAT)

PERSIDANGAN-PERSIDANGAN DI PERMATA

(Sesuai Dengan Tata Organisasi 2^nd Edition Permata GBKP)

                Di dalam organisasi PERMATA GBKP  terdapat sidang – sidang yang harus dilaksanakan sesuai dengan tingkat pelayanannya, mulai dari tingkat pusat sampai kepada tingkat sektor. Pada bab ini akan dijelaskan sehubungan dengan sidang – sidang tersebut beserta dengan, jadwal acara, tata tertib, dan surat keputusan dalam setiap pengambilan keputusan untuk setiap persidangan.

        I.            PERMATA PUSAT

Adapun persidangan-persidangan di tingkat Permata Pusat yaitu :

A.      Musyawarah Pelayanan  (MUPEL)

                Musyawarah Pelayanan (MUPEL) PERMATA GBKP memegang kekuasaan tertinggi persekutuan kategorial PERMATA GBKP dan tunduk di bawah keputusan Sinode GBKP. MUPEL bersidang sekali dalam 4 tahun yang dilaksanakan oleh Pengurus PERMATA GBKP Pusat. MUPEL mempunyai tugas  (P3RT PERMATA GBKP BAB V Pasal 20 : 10) sebagai berikut :

a.       Mendengar, menilai, mensyahkan / tidak mensyahkan pertanggungjawaban Pengurus PERMATA GBKP Pusat

b.       Menyusun dan menetapkan program umum persekutuan kategorial PERMATA GBKP, atau Garis Besar Pelayanan (GBP) PERMATA. 

c.        Menetapkan Pokok-Pokok Peraturan Rumah Tangga (P3RT) PERMATA GBKP

d.       Memilih Pengurus PERMATA GBKP PUSAT untuk periode selanjutnya.

B.      Sidang Pengurus Lengkap (SPL) PERMATA GBKP

                Sidang Pengurus Lengkap (SPL) PERMATA GBKP bersidang sekali dalam 1 tahun yang dilaksanakan oleh Pengurus PERMATA GBKP Pusat. Peserta SPL (P3RT PERMATA GBKP BAB V Pasal 21 : 2) adalah seluruh Pengurus PERMATA Klasis, SPL mempunyai tugas (P3RT PERMATA GBKP BAB V Pasal 21 : 9) sebagai berikut :

a.       Mendengar, menilai dan mensyahkan / tiadak mensyahkan pertanggungjawaban PERMATA GBKP Pusat dalam  satu tahun.

b.       Menjabarkan program amanah MUPEL untuk satu tahun berikutnya

      II.            PERMATA KLASIS

Adapun persidangan-persidangan di tingkat Permata Klasis yaitu :

A.      Musyawarah Pelayanan PERMATA Klasis (MPPK)

Musyawarah Pelayanan PERMATA Klasis (MPPK) memegang kekuasaan tertinggi persekutuan kategorial PERMATA GBKP dilingkungan pelayanan Klasis. MPPK bersidang sekali dalam 3 tahun yang dilaksanakan oleh Pengurus PERMATA GBKP Klasis. MPPK mempunyai tugas (P3RT PERMATA GBKP BAB V Pasal 22 : 9) sebagai berikut :

a.       Mendengar, menilai, mensyahkan / tidak mensyahkan pertanggungjawaban Pengurus PERMATA GBKP Klasis

b.       Menyusun dan menetapkan program umum yang mengacu pada amanah MUPEL. 

c.        Memilih Pengurus PERMATA GBKP Klasis.

B.      Sidang Pengurus Lengkap PERMATA  Klasis  (SPLPK)

                Sidang Pengurus Lengkap PERMATA Klasis (SPLPK) bersidang sekali dalam 1 tahun yang dilaksanakan oleh Pengurus PERMATA GBKP Klasis. SPLPK mempunyai tugas (P3RT PERMATA GBKP BAB V Pasal 23 : 8) sebagai berikut :

a.   Mendengar, menilai, mensyahkan / tidak mensyahkan pertanggungjawaban Program kerja pengurus PERMATA GBKP Klasis dalam satu tahun

b.       Menjabarkan Program Amanah MPPK

   III.            PERMATA RUNGGUN

Adapun persidangan-persidangan di tingkat Permata Runggun yaitu :

A.      Rapat  Anggota (RA)

                Rapat anggota merupakan musyawarah tertinggi PERMATA GBKP Majelis/Runggun yang bersidang sekali dalam 2 tahun. Rapat Anggota mempunyai tugas sebagai berikut :

a.       Menilai/mengevaluasi pelayanan PERMATA GBKP Majelis/Runggun dan kinerja pengurus PERMATA GBKP Majelis/Runggun selama satu tahun terakhir periode kepengurusan.

b.       Merancang, membuat dan mengamanahkan program kerja PERMATA GBKP Majelis/Runggun periode selanjutnya yang akan di koordinir oleh Pengurus PERMATA GBKP Majelis/Runggun.

c.        Memilih Pengurus PERMATA GBKP Majelis/Runggun untuk periode selanjutnya.

1.       Jadwal Acara Persidangan Rapat Anggota

PRA PERSIDANGAN :

a)       Kebaktian pembuka

b)       Kata Sambutan :

·         Panitia pelaksana (kalau ada)

·         Pengurus PERMATA GBKP Runggun

·         Pengurus PERMATA GBKP Klasis

·         Undangan

·         BP Runggun/Penasehat/Seksi PERMATA yang sekaligus membuka persidangan RAPAT ANGGOTA

c)       Upacara Pembukaan Persidangan

·         Menyanyikan Indonesia Raya (Peserta sidang berdiri)

·         Pembacaan Visi – Misi PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

·         Menyanyikan Mars PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

PERSIDANGAN

a)       PARIPURNA I    

1.       Pengesahan Sidang

2.       Pembahasan Jadwal dan tata tertib persidangan

3.       Pemilihan Pimpinan Sidang

b)         PARIPURNA II

1.       Pembacaan LPJ

2.       Pembahasan LPJ

3.       Pandangan Umum/ Pengesahan LPJ

c)       PARIPURNA III 

1.       Pembagian Sidang Komisi

2.       Pembahasan Hasil Sidang Komisi

3.       Pengesahan Hasil Sidang Komisi

4.       Penyerahan Hasil Komisi-Komisi

d)       PARIPURNA IV

1.       Pemilihan Pengurus

e)       PARIPURNA V

1.       Penyerahan Program kerja dari Pimpinan Sidang kepada Pengurus

2.        Pemberhentian Pimpinan Sidang  

3.        Penutupan Persidangan           

    Keterangan : 

1.       Pra Persidangan biasanya dipimpin oleh seorang MC atau seksi persidangan

2.       Setelah selesai menyanyikan lagu Mars PERMATA GBKP Pengurus PERMATA GBKP Runggun langsung mengambil tempat di depan atau tempat yang sudah ditentukan dan Ketua PERMATA GBKP Runggun bertindak sebagai Pimpinan sidang sementara sampai pemilihan Majelis Pimpinan sidang (PARIPURNA I poin 3)

3.       Setelah Majelis Pimpinan Sidang terpilih, Pimpinan sidang sementara menyerahkan palu persidangan dan PARIPURNA I ditutup oleh Majelis Pimpinan sidang

4.       Pandangan Umum adalah tanggapan dari peserta sidang/anggota yang merupakan penilaian Pelayanan PERMATA Runggun, kinerja Pengurus PERMATA Runggun serta mensahkan/mentidaksahkan LPJ Pengurus. Pandangan umum disampaikan oleh perwakilan dari peserta sidang/anggota atau perwakilan dari tiap sektor.

5.       SIDANG KOMISI adalah rapat kelompok yang bertugas untuk membahas Program kerja yang dirancang Pengurus PERMATA GBKP demisioner dan membuat program kerja yang baru.

6.       Peserta sidang dibagi menjadi 5 komisi :

a.       Komisi Umum

b.       Komisi Pembinaan

c.        Komisi Konsolidasi

d.       Komisi Partisipasi

e.        Komisi Keuangan

7.       Pimpinan sidang menyerahkan palu persidangan kepada pengurus yang terpilih setelah pimpinan siding menyerahkan rencana program kerja kepada pengurus terpilih dan selanjutnya pengurus terpilih mencabut SK Majelis Pimpinan Sidang (PARIPURNA V)

8.       Pengurus terpilih menutup PARIPURNA V dan sekaligus menutup rangkaian acara Rapat Anggota

B.      Rapat Evaluasi Tahunan (RAT)

                Rapat Evaluasi Tahunan merupakan musyawarah PERMATA GBKP Majelis (Runggun) yang bertugas untuk mengevaluasi pelayanan PERMATA GBKP Majelis (Runggun), kinerja Pengurus PERMATA GBKP Majelis (Runggun) dan menetapkan program kerja PERMATA GBKP Majelis (Runggun) untuk setahun ke depan. Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai rapat ini dapat di lihat di P3RT PERMATA GBKP BAB V     Pasal 25.

1.       Jadwal Acara Persidangan Rapat Evaluasi Tahunan (RAT)

PRA PERSIDANGAN :

a)       Kebaktian pembuka

b)       Kata Sambutan :

·         Panitia pelaksana (kalau ada)

·         Pengurus PERMATA GBKP Runggun

·         Pengurus PERMATA GBKP Klasis

·         Undangan

·         BP Runggun/Penasehat/Seksi PERMATA yang sekaligus membuka persidangan RAPAT ANGGOTA

c)       Upacara Pembukaan

·         Menyanyikan Indonesia Raya (Peserta sidang berdiri)

·         Pembacaan Visi – Misi PERMATA (Peserta sidang berdiri)

·         Menyanyikan Mars PERMATA GBKP (Peserta GBKP sidang berdiri)

PERSIDANGAN :

a)       PARIPURNA I     :

1.       Pengesahan Sidang

2.       Pembahasan Jadwal dan tata tertib persidangan

3.       Pemilihan Pimpinan Sidang 

4.       Menyanyikan Mars PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

b)       PARIPURNA II   :

1.       Pembacaan LPJ

2.       Pembahasan LPJ

3.       Pandangan Umum/ Pengesahan LPJ

c)       PARIPURNA III  :

1.       Pembagian Sidang Komisi

2.       Pembahasan Hasil Sidang Komisi

3.       Pengesahan Hasil Sidang Komisi

4.       Penyerahan Hasil Komisi-Komisi

d)       PARIPURNA IV

1.       Penyerahan Program kerja dari Pimpinan Sidang kepada Pengurus terpilih

2.       Pemberhentian Pimpinan Sidang  

3.       Penutupan Persidangan            

Keterangan :

1.       Pra Persidangan biasanya dipimpin oleh seorang MC atau seksi persidangan

2.       Setelah selesai menyanyikan lagu Mars PERMATA GBKP Pengurus PERMATA GBKP Runggun langsung mengambil tempat di depan atau tempat yang sudah ditentukan dan Ketua PERMATA GBKP Runggun bertindak sebagai Pimpinan sidang sementara sampai pemilihan Majelis Pimpinan sidang (PARIPURNA I poin 3)

3.       Setelah Majelis Pimpinan Sidang terpilih, Pimpinan sidang sementara menyerahkan palu persidangan dan PARIPURNA I ditutup oleh Majelis Pimpinan sidang

4.       Pandangan Umum adalah tanggapan dari peserta sidang/anggota yang merupakan penilaian Pelayanan PERMATA Runggun, kinerja Pengurus PERMATA Runggun serta mensahkan/mentidaksahkan LPJ Pengurus. Pandangan umum disampaikan oleh perwakilan dari peserta sidang/anggota atau perwakilan dari tiap sektor.

5.       SIDANG KOMISI adalah rapat kelompok yang bertugas untuk membahas Program kerja yang dirancang Pengurus PERMATA GBKP demisioner dan membuat program kerja yang baru.

6.       Peserta sidang dibagi menjadi 5 komisi :

f.        Komisi Umum

g.        Komisi Pembinaan

h.       Komisi Konsolidasi

i.         Komisi Partisipasi

j.         Komisi Keuangan

7.       Pimpinan sidang menyerahkan palu persidangan kepada pengurus yang terpilih dan selanjutnya pengurus terpilih mencabut SK Majelis Pimpinan Sidang (PARIPURNA VI)

8.       Pengurus terpilih menutup PARIPURNA VI dan sekaligus menutup rangkaian acara Rapat Evaluasi Tahunan (RAT)

 

Persidangan-Persidangan di Permata dapat Digambarkan Melalu Bagan Berikut

Rapat Anggota		Musyawarah Pelayanan Permata Klasis		Musyawarah Pelayanan		LPJ
Permata Runggun	=	(MPPK)	=	(MUPEL)		Program Baru
		Permata Klasis		Permata Pusat		Pengurus Permata

Rapat Anggota Tahunan		Sidang Pengurus Lengkap Permata Klasis		Sidang Pengurus Lengkap Permata Pusat		LPJ
(RAT)	=	(SPLPK)	=	(SPLPP)		Program Baru
Permata Runggun		Permata Klasis		Permata Pusat

  

Uraian Jalannya Rapat  Anggota (RA)

PRA PERSIDANGAN :

a)       Kebaktian pembuka

b)       Kata Sambutan (Pada saat kata sambutan absensi dijalankan)

·         Panitia pelaksana (kalau ada)

·         Pengurus PERMATA GBKP Runggun

·         Pengurus PERMATA GBKP Klasis

·         Undangan

·     BP Runggun/Penasehat/Seksi PERMATA yang sekaligus membuka persidangan RAPAT ANGGOTA

c)       Upacara Pembukaan Persidangan

·         Menyanyikan Indonesia Raya (Peserta sidang berdiri)

·         Pembacaan Visi – Misi PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

·         Menyanyikan Mars PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

PERSIDANGAN

Sebelum paripurna I dibuka absensi harus sudah kembali ke meja pimpinan sidang sementara. Setelah absensi kembali ke meja pimpinan sidang sementara maka paripurna pertama dibuka (3x ketuk palu).

a)       PARIPURNA I    

1.       Pengesahan Sidang

-          Pertama-tama nama-nama yang tertera di absensi di panggil satu per satu untuk memastikan kehadirannya (kecuali undangan).

-          Setelah nama-nama yang tertera di absensi sesuai dengan yang hadir selanjutnya jumlahkan berapa yang hadir.

-           Sesuaikan dengan database permata runggun apakah jumlah yang hadir 1/2n + 1, apabila memenuhi maka sidang dapat disahkan. Apabila tidak memenuhi maka pimpinan sidang sementara menanyakan ke peserta sidang apakah sidang tetap dilanjutkan atau tidak.

-          Setelah itu sekretaris persidangan membacakan SK no. 1 tentang pengesahan rapat anggota dan setelah SK selesai dibacakan oleh sekretaris persidangan maka pimpinan sidang sementara mengetuk palu persidangan (1x).

2.       Pembahasan Jadwal dan tata tertib persidangan

-          Pembahasan jadwal persidangan bertejunuan untuk menyesuaikan jadwal apabila ada keterlambatan waktu mulainya persidangan. Setiap ada perubahan jadwal maka pimpinan sidang sementara wajib menanyakan sah atau tidak sahnya perubahan tersebut kepada peserta sidang (setiap ada perubahan yang sudah disepakati palu persidangan diketuk 1x).

-          Tata tertib persidangan dibacakan oleh pmpinan sidang sementara dan untuk setiap pasalnya harus ditanyakan kepada peserta apakah ada yang perlu ditambahkan atau dikurangi. Untuk pengesahan setiap pasalnya pimpinan sidang sementara harus mengetuk palu persidangan (1x)

-          Setelah tata tertib persidangan selesai dibahas maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 2 tentang tata tertib dan jadwal acara, dan setelah itu pimpinan sidang sementara mengetuk palu persidangan (1x)

3.       Pemilihan Pimpinan Sidang

-          Pimpinan sidang yang dipilih sebanyak 3 orang

-          Sebaiknya sebelum sidang dimulai terlebih dahulu harus sudah ada loby untuk pimpinan sidang. Hal ini dilakukan untuk menghemat waktu.

-          Apabila ternyata belum diloby maka pemilihan pimpinan sidang dilakukan dengan cara menyanyakan kesedian peserta. Kalau tidak ada maka ditanyakan rekomendasi dari peserta kemudian ditanyakan kesediaan personal yang direkom tersebut.

-          Setelah pimpinan sidang sudah terpilih (3 orang) maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 3 tentang pimpunan sidang dan setelah itu pimpinan sidang sementara mengetuk palu persidangan (1x).

-          Selanjutnya pipmpinan sidang sementara mempersilahkan 3 orang pimpinan sidang terpilih untuk mengambil tempat, kemudian pimpinan sidang sementara menerima palu persidangan dari pimpinan sidang sementara.

-          Setelah itu pengurus permata mengambil tempat yang sudang disediakan. Pada umumnya dibelakang pimpinan sidang.

-          Setelah pimpinan sidang menerima palu maka pimpinan sidang menegaskan bahwa untuk pimpinan sidang diambil alih dengan mengatakan “terimakasih atas kepercayaan yang diberikan kepada kami bertiga untuk menjadi pimpinan sidang. Dan dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih (ketuk palu 1x).”

-          Kemudian pimpinan sidang menutup paripurna I dengan mengatakan “dengan selesainya pemilihan pimpinan sidang maka paripurna pertama ditutup/ketuk palu 3x.

-          Setelah itu pimpinan sidang membuka paripurna II dengan mengatkan “dengan ditutupnya paripurna I maka dengan ini paripurna ke II dibuka/ketuk palu 3x.

b)         PARIPURNA II

Sebelum memasuki agenda pembacaan LPJ ada baiknya pimpinan sidang menawarkan ke peserta sidang sebaiknya pembacaan LPJ dan pembahasaan LPJ dijadikan menjadi satu agenda. Artinya menjadi 1 agenda yaitu setiap bidang membacakan laporan pertanggung jawabannya dan langsung dibahas sebelum berlanjut ke bbidang berikutnya. Pada umumnya peserta sidang akan setuju dengan tawaran tersebut. Dan di uraian berikut pembacaan dan pembahasan LPJ dijadikan menjadi 1 agenda.

1.       Pembacaan LPJ

2.       Pembahasan LPJ

-          Pimpinan sidang mempersilahkan pengurus untuk mulai membacakan laporan pertanggungjawabannya dimulai dari bidang umum.

-          Setelah bidang umum selesai membacakan laporan pertanggung jawabannya maka pimpinan sidang membuka termin I untuk 3 orang penanya. Setelah 3 orang penanya suda hada maka pimpinan sidang mempersilahkan penanya untuk berbicara.

-          Pada saat penanya berbicara maka sekretaris persidangan harus mencatat apa inti dari yag disampaikan oleh penanya tersebut.

-          Setelah 3 orang penanya selesai menyampaikan pertanyaan/sarannya maka pimpinan sidang mempersilahkan bidang umum untuk menjawab atau menanggai apa yang disampaikan para penanya. Kemudian setelah bidang umum selesai menanggapi/menjawab maka pimpinan sidang kembali menanyakan kepada 3 orang penanya tadi apakah tanggapan atau jawaban dari bidang umum sudah cukup jelas atau masih belum jelas.

-          Apabila 3 orang penanya tersebut atau salah satu dari mereka merasa masih kurang jelas maka pimpinan persidangan mempersilahkan penanya tadi untuk menyampaikan apa yang dirasa kurang jelas, setelah itu bidang umum dipersilahkan untuk menjelaskan kembali. Tetapi apabila arah pembicaraan sudah bertele-tele atau tidak sesuai pembahasan maka pimpinan sidang berhak menegur penanya atau pengurus itu sendiri.

-          Setelah termin I selesai maka pimpinan sidang membuka termin ke-II untuk 3 orang penanya lagi.

-          Apabila bidang umum selesai dibahas maka selanjutnya pimpinan sidang mempersilahkan bidang pembinan untuk membacakan laporannya kemudian dibahas. Begitu seterusnya sampai di bidang keuangan.

3.       Pandangan Umum/ Pengesahan LPJ

-          Pimpinan sidang  memilih perwakilan dari peserta sidang untuk memberikan pandangan umum. Jumlah peserta yang memberikan pandangan umum harus ganjil. Untuk memilih peserta yang memberikan pandangan umum dapat dipilih antara kriteria-kriteria sebagai berikut :

·         Seluruh peserta sidang (anggota permata setempat)

·         Perwakilan tiap sector

·         Tingkat senioritas

-          Setelah itu pimpinan sidang mempersilahkan peserta yang terpilih untuk memberikan pandangan umum (menerima dengan baik/menerima dengan catatan/menolak). Setiap peserta sidang yang memberikan pandangan umum harus dicatat oleh sekretaris persidangan.

-          Setelah itu pimpinan sidang menghitung pandangan umum terbanyak apakah menerima dengan baik atatu menerima dengan catatan atau menolak. Dan yang menjadi pandangan umum terbanyak itulah yang akan dibacakan di SK  no.4.

-          Kemudian sekretaris membacakan SK no. 4 tentang pengesahan kaporan pertanggung jawaban,  setelah dibacakan maka pimpinan sidang mengetuk palu persidangan (1x).  Dalam pembacaan SK no. 4 harus disesuaikan dengan hasil pandangan umum dari peserta sidang apakah diterima dengan baik atau diterima dengan catatan atau ditolak.

-          Apabila ditolak maka dibentuk tim untuk membicarakan hal-hal yang perlu dilakukan adalah membentuk tim perumus untuk membicarakan solusinya.

-          Apabila diterima dengan catatan atau diterima dengan baik maka sidang bisa dilanjutkan dan pipmpinan sidang menyatakan “dengan diterimanya laporan pertanggung jawaban pengurus permata periode ____-____ maka dengan ini  pengurus permata periode ____-____resmi demisioner (palu diketuk 1 x)”.  Kemudian pengurus permata demisioner mengambil tempat untuk bergabung dengan peserta sidang.

-          Selanjutnya pimpinan sidang menutup paripurna II dan membuka paripurna III (ketuk palu 3x).

c)       PARIPURNA III 

1.       Pembagian Sidang Komisi

-          Pimpinan sidang membagi komisi menjadi 5 komisi : umum, pembinaan, konsolidasi, partisipasi, dan keuangan.

-          Setiap pengurus demisioner harus mengisi komisi yang sebelumnya dijabatnya sedangkan untuk peserta sidang yang lain mengisi komisi yang ditentukan oleh pimpinan sidang,

-          Selanjutnya sekretaris persidangan membacakan SK no. 5 tentang pembagian komisi. Setelah selesai dibacakan pimpinan sidang mengetuk palu persidangan (1x)

-          Setelah itu sidang paripurna III di skors (ketuk palu 2x)

-          Pada saat waktu untuk sidang komisi sudah habis maka pimpinan sidang memanggil masing-masing komisi untuk kembali ke tempat persidangan.

-          Setelah semua komisi kembali ke tempat persidangan maka pimpinan sidang mencabut skors (ketuk palu 2x).

2.       Pembahasan Hasil Sidang Komisi

-          Pimpinan sidang mempersilahkan ketua dan sekretaris  komisi umum untuk membacakan hasil sidang komisi.

-          Setelah ketua komisi umum selesai mebcakan hasil sidang komisi umum maka pimpinan sidang membuka termin I untuk 3 orang penanya (prosedur yang sama pada saat pembahasan LPJ)

-          Setelah komisi umum selesai dibahas maka dilanjutkan ke komisi pembianaan. Begitu seterusnya sampai di komisi keuangan.

3.       Pengesahan Hasil Sidang Komisi

-          Setelah semua komisi selesai dibahas maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 6 tentang program kerja. Setelah selesai dibacakan pimpinan sidang mensahkan dengan mengetuk palu persidangan (1x)

4.       Penyerahan Hasil Komisi-Komisi

-          Hasil komisi diserahkan ke pimpinan sidang oleh masing-masing ketua dan sekretaris komisi.

-          Setelah semua hasil komisi diserahkan ke pimpinan sidang maka paripurna III ditutup oleh pimpinan sidang (ketuk palu 3x). Selanjutnya sidang paripurna IV dibuka oleh pimpinan sidang (ketuk palu 3x).

d)       PARIPURNA IV

1.       Pemilihan Pengurus

-          Pertama-tama pimpinan sidang menjelaskan mengenai syarat-syarat pengurus permata

-          Kemudian pimpinan sidang menanyakan ke peserta persidangan mengenai cara pemilihan pengurus (Langsung terbuka, langsung tertutup, semi formateur, formateur)

-          Pada umumnya pemilihan pengurus runggun memakai sistem pemilihan langsung tertutup dan semi formateur.

-          Setelah sistem pemilihan sudah ditentukan maka pipmpinan sidang mengabsen ulang peserta persidangan.

-          Pemilihan diawali dari pemilihan ketua umum. Setelah ketua umum terpilih maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 7 tentang ketua permata dan setelah dibacakan pimpinan sidang mensahkan SK (ketuk palu 1x).

-          Pemilihan selanjutnya yaitu untuk skretaris umum.  Setelah sekretaris umum terpilih maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 8 tentang sekretaris permata dan setelah dibacakan selanjutnya pimpinan sidang mensahkan SK (ketuk palu 1x).

-          Pemilihan selanjutnya yaitu untuk bendahara umum.  Setelah bendahara umum terpilih maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 9 tentang bendahara permata dan setelah dibacakan selanjutnya pimpinan sidang mensahkan SK (ketuk palu 1x).

-          Selanjutnya yaitu pemilihan ketua bidang dan sekretaris bidang. Setelah semuanya terpilih maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 10 tentang susunan kepengurusan permata dan selanjutnya disahkan oleh pimpinan persidangan (ketuk palu 1x).

-          Kemudian pimpinan sidang menutup paripurna IV (ketuk palu 3x). Selanjutnya pimpinan sidang membuka paripurna V (ketuk palu 3x).

e)       PARIPURNA V

1.       Penyerahan Program kerja dari Pimpinan Sidang kepada Pengurus

-          Pimpinan sidang mempersilahkan pengurus terpilih untuk maju ke meja persidangan dan kemudian pimpinan sidang secara simbolis menyerahkan program kerja dan palu persidangan kepada perwakilan dari pengurus permata terpilih.

2.        Pemberhentian Pimpinan Sidang  

-          Perwakilan pengurus permata terpiih mengambil tempat pimpinan persidangan dan memberhentikan pimpinan sidang (ketuk palu 1 x)

-          Pipmpinan sidang kembali ke tempat yang disediakan untuk perserta persidangan.

3.        Penutupan Persidangan           

-          Perwakilan pengurus permata terpilih menutup persidangan (3 x ketuk palu).

Uraian Jalannya Rapat  Anggota Tahunan (RAT)

PRA PERSIDANGAN :

a)       Kebaktian pembuka

b)       Kata Sambutan (Pada saat kata sambutan absensi dijalankan)

·         Panitia pelaksana (kalau ada)

·         Pengurus PERMATA GBKP Runggun

·         Pengurus PERMATA GBKP Klasis

·         Undangan

·         BP Runggun/Penasehat/Seksi PERMATA yang sekaligus membuka persidangan RAPAT ANGGOTA

c)       Upacara Pembukaan Persidangan

·         Menyanyikan Indonesia Raya (Peserta sidang berdiri)

·         Pembacaan Visi – Misi PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

·         Menyanyikan Mars PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)

PERSIDANGAN

Sebelum paripurna I dibuka absensi harus sudah kembali ke meja pimpinan sidang sementara. Setelah absensi kembali ke meja pimpinan sidang sementara maka paripurna pertama dibuka (3x ketuk palu).

a)       PARIPURNA I    

1.       Pengesahan Sidang

-          Pertama-tama nama-nama yang tertera di absensi di panggil satu per satu untuk memastikan kehadirannya (kecuali undangan).

-          Setelah nama-nama yang tertera di absensi sesuai dengan yang hadir selanjutnya jumlahkan berapa yang hadir.

-           Sesuaikan dengan database permata runggun apakah jumlah yang hadir 1/2n + 1, apabila memenuhi maka sidang dapat disahkan. Apabila tidak memenuhi maka pimpinan sidang sementara menanyakan ke peserta sidang apakah sidang tetap dilanjutkan atau tidak.

-          Setelah itu sekretaris persidangan membacakan SK no. 1 tentang pengesahan rapat anggota dan setelah SK selesai dibacakan oleh sekretaris persidangan maka pimpinan sidang sementara mengetuk palu persidangan (1x).

2.       Pembahasan Jadwal dan tata tertib persidangan

-          Pembahasan jadwal persidangan bertejunuan untuk menyesuaikan jadwal apabila ada keterlambatan waktu mulainya persidangan. Setiap ada perubahan jadwal maka pimpinan sidang sementara wajib menanyakan sah atau tidak sahnya perubahan tersebut kepada peserta sidang (setiap ada perubahan yang sudah disepakati palu persidangan diketuk 1x).

-          Tata tertib persidangan dibacakan oleh pmpinan sidang sementara dan untuk setiap pasalnya harus ditanyakan kepada peserta apakah ada yang perlu ditambahkan atau dikurangi. Untuk pengesahan setiap pasalnya pimpinan sidang sementara harus mengetuk palu persidangan (1x)

-          Setelah tata tertib persidangan selesai dibahas maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 2 tentang tata tertib dan jadwal acara, dan setelah itu pimpinan sidang sementara mengetuk palu persidangan (1x)

3.       Pemilihan Pimpinan Sidang

-          Pimpinan sidang yang dipilih sebanyak 3 orang

-          Sebaiknya sebelum sidang dimulai terlebih dahulu harus sudah ada loby untuk pimpinan sidang. Hal ini dilakukan untuk menghemat waktu.

-          Apabila ternyata belum diloby maka pemilihan pimpinan sidang dilakukan dengan cara menyanyakan kesedian peserta. Kalau tidak ada maka ditanyakan rekomendasi dari peserta kemudian ditanyakan kesediaan personal yang direkom tersebut.

-          Setelah pimpinan sidang sudah terpilih (3 orang) maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 3 tentang pimpunan sidang dan setelah itu pimpinan sidang sementara mengetuk palu persidangan (1x).

-          Selanjutnya pipmpinan sidang sementara mempersilahkan 3 orang pimpinan sidang terpilih untuk mengambil tempat, kemudian pimpinan sidang sementara menerima palu persidangan dari pimpinan sidang sementara.

-          Setelah itu pengurus permata mengambil tempat yang sudang disediakan. Pada umumnya dibelakang pimpinan sidang.

-          Setelah pimpinan sidang menerima palu maka pimpinan sidang menegaskan bahwa untuk pimpinan sidang diambil alih dengan mengatakan “terimakasih atas kepercayaan yang diberikan kepada kami bertiga untuk menjadi pimpinan sidang. Dan dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih (ketuk palu 1x).”

-          Kemudian pimpinan sidang menutup paripurna I dengan mengatakan “dengan selesainya pemilihan pimpinan sidang maka paripurna pertama ditutup/ketuk palu 3x.

-          Setelah itu pimpinan sidang membuka paripurna II dengan mengatkan “dengan ditutupnya paripurna I maka dengan ini paripurna ke II dibuka/ketuk palu 3x.

b)         PARIPURNA II

Sebelum memasuki agenda pembacaan LPJ ada baiknya pimpinan sidang menawarkan ke peserta sidang sebaiknya pembacaan LPJ dan pembahasaan LPJ dijadikan menjadi satu agenda. Artinya menjadi 1 agenda yaitu setiap bidang membacakan laporan pertanggung jawabannya dan langsung dibahas sebelum berlanjut ke bbidang berikutnya. Pada umumnya peserta sidang akan setuju dengan tawaran tersebut. Dan di uraian berikut pembacaan dan pembahasan LPJ dijadikan menjadi 1 agenda.

1.       Pembacaan LPJ

2.       Pembahasan LPJ

-          Pimpinan sidang mempersilahkan pengurus untuk mulai membacakan laporan pertanggungjawabannya dimulai dari bidang umum.

-          Setelah bidang umum selesai membacakan laporan pertanggung jawabannya maka pimpinan sidang membuka termin I untuk 3 orang penanya. Setelah 3 orang penanya suda hada maka pimpinan sidang mempersilahkan penanya untuk berbicara.

-          Pada saat penanya berbicara maka sekretaris persidangan harus mencatat apa inti dari yag disampaikan oleh penanya tersebut.

-          Setelah 3 orang penanya selesai menyampaikan pertanyaan/sarannya maka pimpinan sidang mempersilahkan bidang umum untuk menjawab atau menanggai apa yang disampaikan para penanya. Kemudian setelah bidang umum selesai menanggapi/menjawab maka pimpinan sidang kembali menanyakan kepada 3 orang penanya tadi apakah tanggapan atau jawaban dari bidang umum sudah cukup jelas atau masih belum jelas.

-          Apabila 3 orang penanya tersebut atau salah satu dari mereka merasa masih kurang jelas maka pimpinan persidangan mempersilahkan penanya tadi untuk menyampaikan apa yang dirasa kurang jelas, setelah itu bidang umum dipersilahkan untuk menjelaskan kembali. Tetapi apabila arah pembicaraan sudah bertele-tele atau tidak sesuai pembahasan maka pimpinan sidang berhak menegur penanya atau pengurus itu sendiri.

-          Setelah termin I selesai maka pimpinan sidang membuka termin ke-II untuk 3 orang penanya lagi.

-          Apabila bidang umum selesai dibahas maka selanjutnya pimpinan sidang mempersilahkan bidang pembinan untuk membacakan laporannya kemudian dibahas. Begitu seterusnya sampai di bidang keuangan.

3.       Pandangan Umum/ Pengesahan LPJ

-          Pimpinan sidang  memilih perwakilan dari peserta sidang untuk memberikan pandangan umum. Jumlah peserta yang memberikan pandangan umum harus ganjil. Untuk memilih peserta yang memberikan pandangan umum dapat dipilih antara kriteria-kriteria sebagai berikut :

·         Seluruh peserta sidang (anggota permata setempat)

·         Perwakilan tiap sector

·         Tingkat senioritas

-          Setelah itu pimpinan sidang mempersilahkan peserta yang terpilih untuk memberikan pandangan umum (menerima dengan baik/menerima dengan catatan/menolak). Setiap peserta sidang yang memberikan pandangan umum harus dicatat oleh sekretaris persidangan.

-          Setelah itu pimpinan sidang menghitung pandangan umum terbanyak apakah menerima dengan baik atatu menerima dengan catatan atau menolak. Dan yang menjadi pandangan umum terbanyak itulah yang akan dibacakan di SK  no.4.

-          Kemudian sekretaris membacakan SK no. 4 tentang pengesahan kaporan pertanggung jawaban,  setelah dibacakan maka pimpinan sidang mengetuk palu persidangan (1x).  Dalam pembacaan SK no. 4 harus disesuaikan dengan hasil pandangan umum dari peserta sidang apakah diterima dengan baik atau diterima dengan catatan atau ditolak.

-          Apabila ditolak maka dibentuk tim untuk membicarakan hal-hal yang perlu dilakukan adalah membentuk tim perumus untuk membicarakan solusinya.

-          Apabila diterima dengan catatan atau diterima dengan baik maka sidang bisa dilanjutkan Kemudian pengurus permata  mengambil tempat untuk bergabung dengan peserta sidang.

-          Selanjutnya pimpinan sidang menutup paripurna II dan membuka paripurna III (ketuk palu 3x).

c)       PARIPURNA III 

1.       Pembagian Sidang Komisi

-          Pimpinan sidang membagi komisi menjadi 5 komisi : umum, pembinaan, konsolidasi, partisipasi, dan keuangan.

-          Setiap pengurus demisioner harus mengisi komisi yang sebelumnya dijabatnya sedangkan untuk peserta sidang yang lain mengisi komisi yang ditentukan oleh pimpinan sidang,

-          Selanjutnya sekretaris persidangan membacakan SK no. 5 tentang pembagian komisi. Setelah selesai dibacakan pimpinan sidang mengetuk palu persidangan (1x)

-          Setelah itu sidang paripurna III di skors (ketuk palu 2x)

-          Pada saat waktu untuk sidang komisi sudah habis maka pimpinan sidang memanggil masing-masing komisi untuk kembali ke tempat persidangan.

-          Setelah semua komisi kembali ke tempat persidangan maka pimpinan sidang mencabut skors (ketuk palu 2x).

2.       Pembahasan Hasil Sidang Komisi

-          Pimpinan sidang mempersilahkan ketua dan sekretaris  komisi umum untuk membacakan hasil sidang komisi.

-          Setelah ketua komisi umum selesai mebcakan hasil sidang komisi umum maka pimpinan sidang membuka termin I untuk 3 orang penanya (prosedur yang sama pada saat pembahasan LPJ)

-          Setelah komisi umum selesai dibahas maka dilanjutkan ke komisi pembianaan. Begitu seterusnya sampai di komisi keuangan.

3.       Pengesahan Hasil Sidang Komisi

-          Setelah semua komisi selesai dibahas maka sekretaris persidangan membacakan SK no. 6 tentang program kerja. Setelah selesai dibacakan pimpinan sidang mensahkan dengan mengetuk palu persidangan (1x)

4.       Penyerahan Hasil Komisi-Komisi

-          Hasil komisi diserahkan ke pimpinan sidang oleh masing-masing ketua dan sekretaris komisi.

-          Setelah semua hasil komisi diserahkan ke pimpinan sidang maka paripurna III ditutup oleh pimpinan sidang (ketuk palu 3x). Selanjutnya sidang paripurna IV dibuka oleh pimpinan sidang (ketuk palu 3x).

d)       PARIPURNA IV

1.       Penyerahan Program kerja dari Pimpinan Sidang kepada Pengurus

-          Pimpinan sidang mempersilahkan pengurus permata untuk maju ke meja persidangan dan kemudian pimpinan sidang secara simbolis menyerahkan program kerja dan palu persidangan kepada perwakilan dari pengurus permata terpilih.

2.        Pemberhentian Pimpinan Sidang  

-          Perwakilan pengurus permata mengambil tempat pimpinan persidangan dan memberhentikan pimpinan sidang (ketuk palu 1 x)

-          Pimpinan sidang resmi diberhentikan dan kembali ke tempat yang disediakan untuk perserta persidangan.

3.        Penutupan Persidangan           

-          Perwakilan pengurus permata  menutup persidangan (3 x ketuk palu).

 

Demikian sedikit penjelasan mengenai organisasi PERMATA GBKP dan tata cara persidangannnya. Semoga bermanfaat buat semua pembaca pada umumnya dan PERMATA GBKP khususnya.